Der neue Microsoft Planner – Was Sie wissen müssen (2024)

Bisher wurden persönliche Aufgaben mit «Outlook» und «To Do» verwaltet. Der «Planner» erwies sich als besonders effektiv für kleinere Teams und weniger komplexe Projekte wie z.B. die Organisation von Sommerfesten, wo Aufgaben erstellt, zugewiesen und der Fortschritt verfolgt werden konnte.

Für größere Projekte und umfassendes Ressourcenmanagement war «Microsoft Project» die bevorzugte Wahl. «Project im Web» bot eine weniger komplexe Alternative, die die Erstellung von Gantt-Diagrammen, die Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen sowie die Überwachung des Projektfortschritts ermöglichte. Für detaillierte Planung und Feinabstimmung bot «Project Online» noch umfangreichere Funktionen, einschließlich unternehmensweiter und projektübergreifender Sicht auf das Projektportfoliomanagement. Beide Tools erforderten bisher zusätzliche Lizenzen, wobei Project im Web als kostengünstigere Option galt.

Mit dem neuen Planner, der sich seit Frühjahr 2024 im Roll-out befindet verschmelzen die verschiedenen Apps «Planner», «To Do» und «Project im Web» nun zusammen in einer App dem «New Planner».

Der New Planner präsentiert sich mit einem frischen, überarbeiteten Logo und erinnert zunächst an die To Do-App. Es stehen grundsätzlich die drei Kategorien, «Mein Tag» für aktuelle Aufgaben, «Meine Aufgaben» für alle Aufgaben unabhängig vom Fälligkeitstag und «Meine Pläne» für einen Überblick über alle verfügbaren Pläne zur Verfügung. Die Übersichtlichkeit wurde deutlich verbessert, wodurch Nutzer schnell sehen können, wo sich welche Aufgaben befinden, ihre Fälligkeitsdaten, Prioritäten sowie Kommentare und Checklisten.

Ein paar neue Funktionen wurden in der Standard-Version integriert. Beispielsweise können neue Pläne ohne spezifische Zuordnung erstellt werden, die später jederzeit für eine bestehende M365-Gruppe freigegeben oder eine neue Gruppe dazu erstellt werden können. Gewählte Pläne lassen sich für einen schnelleren Zugriff direkt in der Seitenleiste anheften. Zusätzlich bietet der neue Planner eine Auswahl an Vorlagen für verschiedene Projekte wie Projektmanagement oder Software-Entwicklung (einige Vorlagen erfordern allerdings eine Premium Lizenz).

Eine weitere nützliche Funktion ist die automatische Erstellung von Aufgaben im Planner aus markierten E-Mails in Outlook, inklusive der E-Mail als Anlage. Hier können Nutzer Deadlines, Status, Prioritäten, Notizen und Checklisten hinzufügen.

Zusätzlich ermöglicht der Planner die Bearbeitung gemeinsamer Projekte aus Project im Web für Nutzer mit einer Microsoft 365 Lizenz direkt in der Planner-App. Die gleichen Felder wie in Project können aktualisiert werden, darunter Aufgabenname, Start- und Fälligkeitsdatum, Priorität, Labels, Checklisten, Notizen und Anhänge.

Die wirklich coolen neuen Funktionen sind jedoch exklusiv in der Premium Version des neuen Planner verfügbar.

• Strukturierte Rasteransicht: Untergeordnete Aufgaben lassen sich strukturiert und gegliedert verwalten, wobei die Dauer und der Aufwand pro Aufgabe festgelegt werden können. Dies ermöglicht präzise Zeitplanung und Ressourcenzuweisung.
• Aufgabenabhängigkeiten: Abhängigkeiten zwischen Aufgaben können definiert werden, um den logischen Ablauf zu steuern. Es stehen verschiedene Typen zur Auswahl, wie z. B. "Ende zu Start" oder "Start zu Ende".
• Konversationsfunktion: Spezifische Aufgaben können direkt in Microsoft Teams besprochen werden, indem der Plan mit einem Kanal verbunden wird. Dies fördert die Zusammenarbeit und den Austausch innerhalb des Teams.
• Zeitachsenansicht: Aufgaben und deren Abhängigkeiten werden übersichtlich in der Zeitachse dargestellt, was besonders für Projektmanager vorteilhaft ist. Hier können auch kritische Pfade und verschiedene Kategorien eingesehen werden.
• Personenansicht: Diese Ansicht bietet einen klaren Überblick über die Zuweisung und den Fortschritt der Aufgaben pro Person, was eine effiziente Ressourcenverwaltung ermöglicht.
• Zielverfolgung: Ziele können definiert und Aufgaben diesen Zielen zugeordnet werden, um die Zielerreichung besser nachverfolgen zu können. Diese Funktion ermöglicht eine gezielte Steuerung und Überwachung von Projektzielen.
• Zusätzliche Anpassungsoptionen: Weitere Möglichkeiten umfassen das Hinzufügen individueller Spalten in der Rasteransicht, die Farbcodierung von Aufgaben zur besseren Unterscheidung sowie die Nachverfolgung des Änderungsverlaufs jeder Aufgabe.

Mit der richtigen Lizenz – nämlich Project Plan 3 oder höher – kann der neue Planner sogar Künstliche Intelligenz nutzen. Microsoft Copilot unterstützt dabei grundlegende Aufgaben wie das Erstellen neuer Pläne, Buckets, Aufgaben oder Ziele. Allerdings sind die Möglichkeiten der KI derzeit noch begrenzt. Konkrete Fragen zu den Inhalten eines Plans, wie etwa die Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Personen, kann Copilot aktuell nicht beantworten.

Es bleibt zu hoffen, dass zukünftige Entwicklungen der Künstlichen Intelligenz im Planner bedeutende Fortschritte bringen und die Funktionalität weiter ausbauen werden.

• Einheitliches Erlebnis in Microsoft 365: Mit dem neuen Planner haben Sie Zugriff auf alle Ihre Aufgaben, Aufgabenlisten, Pläne und Projekte in einer vertrauten Umgebung. Ob in Teams, Outlook oder anderen Microsoft 365-Anwendungen - alles ist zentral und einfach zugänglich.
• Hohe Flexibilität: Der neue Planner passt sich Ihren Bedürfnissen an, von individuellem Aufgabenmanagement bis hin zu komplexen Teaminitiativen. Verschiedene Vorlagen, Ansichten wie Listen, Boards oder Zeitleisten sowie agile Funktionen unterstützen Sie bei der Personalisierung Ihrer Arbeitsabläufe.
• Skalierbarkeit und Integration: Dank der Integration in die Microsoft Power Platform können Sie den Planner flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Benutzerdefinierte Berichte mit Power BI und automatisierte Workflows mit Power Automate bieten zusätzliche Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Prozesse.
• Intelligente Funktionen: Der neue Planner nutzt KI, um Ihre Arbeit zu beschleunigen. Funktionen wie Copilot unterstützen Sie mit natürlichsprachlichen Befehlen beim Erstellen und Verwalten von Plänen sowie bei der Überwachung des Fortschritts, was zu einer schnelleren und einfacheren Projektumsetzung führt.
• Nahtlose Integration: Durch die Integration mit Microsoft Loop, Outlook, Viva Goals und Teams bleibt Ihr Team stets im Arbeitsfluss. Informationen aus E-Mails und Meetings werden automatisch im Planner aktualisiert, was die Zusammenarbeit und Transparenz weiter fördert.

Der neue Planner beinhaltet alle notwendigen Funktionen, die ein Projektleiter benötigt, um Einzelprojekte zu planen und zu steuern. Wie oben dargestellt gehört dazu z.B. auch die Ressourcenverwaltung für ein Projekt oder die Darstellung komplexer Vorgangsabfolgen.

An die Grenzen stößt der neue Planner, wenn es um die Sicht auf mehrere Projekte geht. Ein Beispiel hierfür ist die projektübergreifende Ressourcenplanung, die es ermöglicht die Verfügbarkeit oder Auslastung von Mitarbeitenden, die in mehreren Projekten eingebunden sind, im Blick zu behalten. Genau hier hat nach wie vor Project Online seine Stärken. Es ermöglich eine unternehmensweite Projekt- und Portfolioplanung. Project Online bietet somit eine Gesamtsicht auf die Projekt- und Ressourcensituation im gesamten Unternehmen.

Der neue Microsoft Planner vereint leistungsstarke Funktionen und die nahtlose Integration in die Microsoft 365-Umgebung, um das Aufgaben- und Projektmanagement effizienter und flexibler zu gestalten. Mit verbesserten Übersichten, neuen Funktionen in der Standard-Version und erweiterten Premium-Funktionen bietet der Planner eine zentrale Lösung für individuelle Aufgaben, Teamprojekte und umfassende Projektportfoliomanagement-Anforderungen. Besonders fortschrittliche Funktionen wie die KI stehen jedoch nur Nutzern mit entsprechenden Lizenzen zur Verfügung. Der neue Planner ist somit eine wertvolle Ergänzung für jeden, der eine umfassende Lösung für Aufgabenverwaltung und Projektarbeit in der Microsoft 365-Umgebung sucht.

Übrigens können Kund:innen eine 30-tägige Testversion der Premium-Funktionen direkt aus Planner heraus starten, sofern der Administrator ihrer Microsoft 365-Lizenz Testversionen in ihrer Organisation aktiviert hat. Testen Sie doch einfach selbst, wie der neue Planner Ihre Arbeitsabläufe verbessen kann. Bei Fragen oder für weitere Unterstützung stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.